Documentos para vender una vivienda: la lista completa, dónde se pide cada uno y cuál caduca
Última actualización: 22 de agosto de 2026 · Fuentes: BOE, Registro de la Propiedad y Catastro
En resumen: para vender tu vivienda necesitas la escritura, la nota simple del Registro, el certificado energético registrado —obligatorio ya en el anuncio, no solo en la firma—, el último recibo del IBI, el certificado de deudas con la comunidad y, si queda hipoteca, el certificado de deuda pendiente del banco.
En la Comunitat Valenciana se suma la licencia de ocupación: si la primera tiene más de 10 años, al vender toca presentar la declaración responsable de segunda ocupación en el ayuntamiento.
Los documentos, de un vistazo
| Documento | Dónde se pide | Vigencia |
|---|---|---|
| Nota simple registral | Registro de la Propiedad · online en sede.registradores.org | No caduca por ley; se suele pedir reciente |
| Certificado de eficiencia energética | Técnico certificador + registro de tu comunidad autónoma | 10 años (5 si la letra es G) |
| Licencia de ocupación o declaración responsable de segunda ocupación (Comunitat Valenciana) | Ayuntamiento | Renovación a los 10 años al volver a transmitir |
| Escritura o título de propiedad | La tienes tú; copia en la notaría donde se firmó | No caduca |
| Último recibo del IBI y referencia catastral | Tu ayuntamiento u organismo de recaudación · Sede del Catastro | Recibo del año en curso |
| Certificado de deudas con la comunidad | Secretario o administrador, con visto bueno del presidente | Se pide para la firma; se emite en 7 días naturales |
| Certificado de deuda pendiente de la hipoteca | Tu banco | Se pide para la firma |
| Contrato de arras (opcional) | Entre comprador y vendedor | Hasta la firma de la escritura |
El detalle de cada documento, con su norma y su fuente oficial, en las secciones siguientes.
La nota simple registral: pídela la primera
Es el resumen oficial de lo que consta en el Registro de la Propiedad sobre tu finca: el titular, la descripción y las cargas que pesan sobre ella (hipotecas, embargos, servidumbres). La Ley Hipotecaria la define como una de las dos formas de publicidad registral: «La manifestación […] del contenido de los asientos registrales tendrá lugar por nota simple informativa o por certificación» (artículo 222.2), y hoy se emite siempre en soporte electrónico.
Dónde y cuánto: presencialmente en el Registro o por internet en la sede electrónica de los Registradores, identificando la finca. El arancel oficial fija 3,01 € por finca («Por nota simple informativa o exhibición, por cada finca […]: 3,005061 euros», Real Decreto 1427/1989, anexo I, número 4.1.f; cifra vigente consultada en el BOE el 22/08/2026). El pedido telemático tiene su propio coste de servicio, que la sede muestra antes de pagar.
Por qué la primera: la nota simple destapa lo que puede frenar la venta —una hipoteca sin cancelar registralmente, un embargo que no recordabas— cuando aún hay tiempo de arreglarlo. No caduca por ley: es una foto del Registro en el momento de emitirse, y por eso compradores y bancos suelen pedir una reciente. Si la venta se alarga, vuelve a pedirla.
El certificado de eficiencia energética: antes del anuncio, no en la firma
Es obligatorio para los «edificios o partes de edificios existentes que se vendan o alquilen a un nuevo arrendatario» (Real Decreto 390/2021, artículo 3.1.b), y en la compraventa «una copia del certificado de eficiencia energética debidamente registrado y la etiqueta de eficiencia energética se anexará al contrato de compraventa» (artículo 17.2). Lo firma un técnico competente y su precio no está regulado: pide más de un presupuesto.
La parte que casi todo el mundo descubre tarde: la etiqueta no espera a la firma. «La etiqueta de eficiencia energética se incluirá en toda oferta, promoción y publicidad dirigida a la venta o arrendamiento del edificio o de parte del mismo» (artículo 15.2). Es decir, tu anuncio en un portal ya debe llevarla: encarga y registra el certificado antes de publicar. Cómo funciona cada portal, en nuestra guía de dónde anunciar tu piso o casa.
Validez: «una validez máxima de diez años, excepto cuando la calificación energética sea G, cuya validez máxima será de cinco años» (artículo 13.1). El certificado se presenta para su registro al órgano competente de tu comunidad autónoma (artículo 6.6); en la Comunitat Valenciana el registro lo lleva IVACE-Energía y puede consultarse en la consulta pública del registro de certificados (GVA, trámite G22776).
Habitabilidad en la Comunitat Valenciana: licencia de ocupación y segunda ocupación
Lo que en otras comunidades se llama cédula de habitabilidad —el nombre con el que mucha gente lo sigue buscando— en la Comunitat Valenciana es la licencia de ocupación: el título que acredita que la vivienda es apta para su uso. La habitabilidad es competencia autonómica, así que esta sección es específica de la Comunitat.
La regla de los 10 años: «Transcurridos diez años desde la obtención de la primera licencia de ocupación será necesaria la renovación de la misma en los siguientes supuestos: a) Cuando se produzca la segunda o posteriores transmisiones de la propiedad; b) Cuando sea necesario formalizar un nuevo contrato de suministro de agua, gas o electricidad» (Ley 3/2004, de la Generalitat, artículo 33.2).
Cómo se renueva hoy: por declaración responsable de segunda ocupación, presentada ante el ayuntamiento: el TRLOTUP somete a declaración responsable «la primera ocupación de las edificaciones y las instalaciones, concluida su construcción, […] así como el segundo y siguientes actos de ocupación de viviendas» (artículo 233.1.f). La tasa es municipal y varía según el ayuntamiento. Desde 2025 la ley valenciana aclara que toda mención a la licencia de ocupación se entiende hecha al título que corresponda, «ya sea declaración responsable o licencia» (disposición adicional quinta de la Ley 3/2004, añadida por la Ley 5/2025).
Por qué importa al vender: las suministradoras «deberán exigir para la contratación con los usuarios finales […] la licencia de ocupación» (artículo 32.3): sin título en vigor, tu comprador tendrá problemas para poner la luz o el agua a su nombre.
Escritura, referencia catastral y el último recibo del IBI
La escritura o título de propiedad acredita que la vivienda es tuya: la copia autorizada de tu compra, herencia o donación. Si no la encuentras, la notaría donde se firmó conserva el protocolo y puede darte una copia.
La referencia catastral es obligatoria en la venta: «La referencia catastral de los bienes inmuebles deberá figurar en los instrumentos públicos» (texto refundido de la Ley del Catastro Inmobiliario, artículo 38), y quien la aporta ante el notario es quien otorga el documento (artículo 40.1.b). Figura en el recibo del IBI y se consulta en la Sede Electrónica del Catastro.
El último recibo del IBI, pagado. La ley de haciendas locales deja los inmuebles afectos al pago de la cuota pendiente del impuesto aunque cambien de dueño, y ordena que «los notarios solicitarán información y advertirán expresamente a los comparecientes […] sobre las deudas pendientes por el Impuesto sobre Bienes Inmuebles asociadas al inmueble que se transmite» (texto refundido de la Ley Reguladora de las Haciendas Locales, artículo 64.1). Llevar el recibo al día evita esa advertencia y la negociación incómoda que la sigue.
El certificado de deudas con la comunidad: 7 días y un visto bueno
Al vender un piso en una comunidad de propietarios, la Ley de Propiedad Horizontal te obliga a «declarar hallarse al corriente en el pago de los gastos generales de la comunidad de propietarios o expresar los que adeude» y a «aportar en este momento certificación sobre el estado de deudas con la comunidad», sin la cual el notario no puede autorizar la escritura, «salvo que fuese expresamente exonerado de esta obligación por el adquirente» (artículo 9.1.e).
La certificación la emite quien ejerza las funciones de secretario, con el visto bueno del presidente, en un plazo máximo de siete días naturales desde la solicitud. En la práctica: pídesela al administrador en cuanto tengas fecha de firma, no la víspera. Si el administrador cobra por emitirla, es un honorario suyo, no una tasa oficial.
Si aún queda hipoteca: el certificado de deuda pendiente
Cuando la vivienda tiene una hipoteca viva, el comprador (y su notario) necesitan saber cuánto queda por pagar: se lo dice el certificado de deuda pendiente que emite tu banco. Lo habitual es que en la firma se retenga esa cantidad del precio para cancelar el préstamo y su inscripción en el Registro. Y si la hipoteca ya está pagada pero sigue apareciendo en la nota simple, queda pendiente la cancelación registral: también se tramita con un certificado del banco (de deuda cero). Los pasos, en el portal Cliente Bancario del Banco de España.
Si lo que quiere saber tu comprador es qué cuota pagaría, en el hub tenemos la ficha Cómo calcular tu hipoteca, con el simulador oficial y una calculadora descargable.
¿Y las arras? ¿Y los impuestos?
El contrato de arras no es obligatorio, pero es el documento que reserva la operación mientras se reúne todo lo demás. No lo repetimos aquí porque tiene ficha propia con dos modelos gratuitos y rellenables en PDF: Contrato de arras y de compraventa de vivienda entre particulares.
Los impuestos de la venta (plusvalía municipal, IRPF) son la otra mitad del papeleo y tendrán ficha propia próximamente en este hub.
Si eres una agencia pequeña: la checklist como rutina de captación
Para quien lleva un puñado de viviendas al mes sin CRM, esta lista rinde más como rutina de captación que como repaso antes de la firma: imprime una checklist por encargo y pide la nota simple y la fecha de la primera licencia de ocupación el día que captas, no cuando aparece comprador.
Las dos comprobaciones que más sustos ahorran: si la licencia de ocupación pasa de 10 años, la declaración responsable se tramita mientras el anuncio rueda, no en la semana de la firma; y el certificado energético tiene que estar registrado antes de publicar, porque la etiqueta debe ir en el anuncio. Y si además quieres quitarte de encima la redacción de los anuncios, así trabaja BrikData: cómo funciona, paso a paso.
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⬇ Descargar la checklist de documentos (PDF)
Orientativa. Elaborada con las normas citadas en esta página (BOE, consultadas el 22/08/2026).
Preguntas frecuentes
¿Qué documentos son obligatorios para vender una vivienda?
Escritura, nota simple, certificado energético registrado (se anexa al contrato), último recibo del IBI con la referencia catastral, certificado de deudas con la comunidad (salvo exoneración expresa del comprador) y, con hipoteca viva, el certificado de deuda pendiente. En la Comunitat Valenciana, además, la licencia de ocupación o la declaración responsable de segunda ocupación.
¿Puedo anunciar mi vivienda sin el certificado energético?
No: la etiqueta debe ir «en toda oferta, promoción y publicidad» de venta (RD 390/2021, art. 15.2). Encárgalo y regístralo antes de publicar el anuncio.
¿Qué pasa en la Comunitat Valenciana si la licencia de ocupación tiene más de 10 años?
Al venderse la vivienda toca renovarla, y hoy se hace por declaración responsable de segunda ocupación ante el ayuntamiento (TRLOTUP, art. 233.1.f). Las suministradoras la exigen para poner la luz o el agua a nombre del comprador.
¿Cuánto cuesta la nota simple y cómo se pide?
Arancel oficial: 3,01 € por finca (RD 1427/1989; cifra vigente a 22/08/2026). Se pide en el Registro de la Propiedad o por internet en sede.registradores.org; el servicio telemático tiene su propio coste, que la sede muestra al pedirla.
¿Hace falta el certificado de la comunidad si el comprador me exonera?
No: el art. 9.1.e de la LPH admite la exoneración expresa por el comprador. Sin ella, el notario no autoriza la escritura sin el certificado, que se emite en 7 días naturales como máximo.
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Probar gratisFuentes oficiales
- BOE — Ley Hipotecaria (texto consolidado) · la nota simple como forma de publicidad registral (artículo 222).
- BOE — Real Decreto 1427/1989, arancel de los Registradores de la Propiedad · el precio oficial de la nota simple informativa: 3,005061 € por finca (anexo I, número 4.1.f).
- Sede electrónica de los Registradores · la petición telemática de la nota simple y el coste del servicio online.
- BOE — Real Decreto 390/2021, de certificación energética · obligatoriedad al vender (art. 3.1.b), etiqueta en toda publicidad (art. 15.2), copia anexa al contrato (art. 17.2), validez de 10 o 5 años (art. 13.1) y registro autonómico (art. 6.6).
- BOE — Ley 3/2004, de la Generalitat, de Ordenación y Fomento de la Calidad de la Edificación · la licencia de ocupación, su renovación a los diez años al transmitir (art. 33.2) y su exigencia por las suministradoras (art. 32.3).
- BOE — Decreto Legislativo 1/2021 (TRLOTUP de la Comunitat Valenciana) · la declaración responsable para el segundo y siguientes actos de ocupación de viviendas (art. 233.1.f).
- BOE — Texto refundido de la Ley del Catastro Inmobiliario · la referencia catastral en los instrumentos públicos (arts. 38 y 40).
- Sede Electrónica del Catastro · la consulta de la referencia catastral del inmueble.
- BOE — Texto refundido de la Ley Reguladora de las Haciendas Locales · la afección del inmueble al pago del IBI y la advertencia notarial de deudas pendientes (art. 64).
- BOE — Ley de Propiedad Horizontal · el certificado sobre el estado de deudas con la comunidad, su plazo de emisión y la exoneración (art. 9.1.e).
- Banco de España — Cliente Bancario: guía de hipotecas · el certificado de deuda pendiente y la cancelación registral de la hipoteca.